とりあえず,以下の手順でまず試してみてください
PDFで出力（保存）する手順
以下の手順に従ってください
手順1: PDFファイルが使えるかを確認
- 下の「ここを右クリック」を右クリックし,「名前を付けてリンク先を保存」する
- ダウンロードした「test_pdf.pdf」をダブルクリックし,ファイルを開くことができたら手順３に進んでください
手順2: 必要なソフトウェアをインストール
- Adobe Acrobat Readerをダウンロードしてインストールします
- Adobe Acrobat Reader ダウンロードページ
- 「ダウンロード」ボタンをクリックして,インストールファイルを保存します
- ダウンロードしたファイルをダブルクリックし,画面の指示に従いインストールします
- 上記リンク飛べない場合は,ブラウザで「Acrobat Reader」と検索すれば,同ページに飛べます
手順3: PDFを出力するファイルを開く
- PDFに変換したいファイル（例えば,Excelシート）を開きます
- Excelの場合：Microsoft Excelを起動し,PDFに変換したいファイルを開きます
- 介護保険システムの場合：提供票や計画書など,PDFに変換したい画面を開きます
手順4: プリンタにPDFを指定して印刷(保存)
- 「ファイル」メニューから「印刷」を選択します
- 「ファイル」メニューをクリックします
- 「印刷」をクリックします
- 「プリンタ」を「Microsoft Print to PDF」に指定し,「印刷」ボタンを押します
- 「ファイル」メニューをクリックします
- 「印刷」をクリックします
- 任意の場所に保存します
- 任意の保存場所を指定します
- 任意の「ファイル名」を付けます
- 「保存」ボタンをクリックします
手順5: PDFを確認
- 保存したPDFファイルを確認します
- 保存した場所に移動し,PDFファイルをダブルクリックして開きます
- PDFファイルが正常に開けることを確認します
PDFとは何か？
そもそもPDFってなに？
そもそもパソコン初心者の皆さんは,「PDFって何？」という状態だと思います．
PDFは,パソコンを使う上で非常に便利で重要なツールです．これを理解して使えるようになると,仕事や日常生活でのファイル管理がとても楽になります．
PDF（Portable Document Format）は,アドビシステムズが開発したファイル形式です．文章や画像を含むドキュメントを,どのデバイスやソフトウェアでも同じように表示できるように設計されています．簡単に言うと,PDFは「どこでも同じように見えるデジタル書類」．仮想の文書ということです．
PDFはこんなに便利！
- 「役所でもどこでも！」世界標準フォーマット
ExcelやWordがほぼどのパソコンでも使えるように,PDFは世界共通語といっても過言ではありません．PDFは世界標準の形式です． - どんな機械でも同じように見える
- PDFは,どのパソコンやスマートフォン,タブレットでも同じレイアウトで表示されます．これにより,相手がどんなデバイスを使っていても,文書の見た目が変わらないという利点があります．
- 編集が難しい
- PDFは,一度作成すると簡単に編集できません．これにより,送信した文書が意図せず変更される心配がありません．重要な書類や契約書などに最適です．
- 印刷に最適
- PDFは印刷するときも,画面上と同じレイアウトで出力されます．これにより,思い通りの印刷結果が得られます．
- 軽量で保存しやすい
- PDFはファイルサイズが比較的小さく,多くの情報を一つのファイルにまとめて保存できます．これにより,保存スペースの節約ができます．
- 多機能
- PDFにはテキストだけでなく,画像やリンク,フォームなども含めることができます．これにより,様々な用途に対応できるファイル形式となっています．
こんな時は？
クラウドシステムを使っている
カイポケやほのぼのなど,クラウドシステムを使った介護システムの多くは,「印刷」ボタンを押すと自動でPDFファイルがダウンロードされます．その際,いちいちPDFファイルに変換する必要はありません
保存したPDFファイルが見つからない
一概には言えませんが,多くは「ダウンロード」フォルダもしくは,「マイドキュメント」フォルダに保存されていることが多いようです．一度ご確認ください
それでも見つからない場合,いくつか理由は考えられますが,近くにいるパソコンに詳しい人に聞いてください．その方が早いです
PDFファイルを開くと,ブラウザが起動する
「Microsoft Edge」「Google Chrome」などのブラウザが起動する場合,意図せずPDFファイルをブラウザ関連付けすることがあります．
その際は,以下の方法をお試しください．次回からAcrobat Readerが起動するようになります
- どれでもよいので,任意のPDFファイルを右クリックする
- 「プログラムから開く」にマウスカーソルを合わせる
- 一覧から「Adobe Acrobat」をクリックする
Adobe Acrobat Reader ダウンロードページに飛べない
検索エンジンから 「Acrobat Reader」と検索すれば,上位に表示されます．そこからダウンロードしてください．
会社のパソコンに勝手にインストールしてもいいの？
大丈夫です．Adobe Acrobat Reader は完全無料ですし,逆にこれがなければ,仕事になりません．上司から感謝されても,叱られることはありませんよ．
ただし,「Adobe Acrobat」ではなく「Adobe Acrobat Reader」の方ですよ！
Readerとはつまり,見るだけの機能に限定されているということです
どこに保存すれば分からない
多くの場合,「マイドキュメント」ないし「ドキュメント」に保存して問題ないと思います．ただ,こういう疑問があるということは,パソコンのフォルダ構造を理解してないということ．
パソコン初心者向けのサイトなどで,フォルダ構造を理解しておきましょう
まとめ
PDFは,どこでも同じように見える便利なデジタル書類です．編集が難しいため安心して送信でき,印刷時もレイアウトが崩れません．また,ファイルサイズも小さく,様々な情報を含めることができます．ぜひ,PDFを使ってみてください．仕事や日常生活でのファイル管理が一段と楽になることでしょう．